Comissão de formatura: o que ela faz e como montar a sua
Vai se aproximando o fim da universidade ou do ensino médio e o que os estudantes mais querem é comemorar que essa etapa finalmente acabou. É uma mistura de alívio com saudade que merece uma celebração à parte. Mas aí começam a surgir as dúvidas. Como será que se monta uma comissão de formatura?
Para quem não sabe, essa comissão é formada por alunos que se voluntariam para participar do grupo. São comuns tanto em cursos de graduação quanto do ensino médio. E sua função principal é ajudar a organizar cada um dos eventos que permeiam essa etapa, desde a colação de grau até alguma festa.
Eles também serão os responsáveis por gerir o fundo para custear a formatura. Um bom grupo pode conseguir até dispensar cada aluno do pagamento dos custos da cerimônia. Portanto, sua importância é inestimável.
Integrantes da comissão de formatura:
Não existe uma regra clara em relação a isso. A média, no entanto, em uma turma de 30 alunos, é ter em torno de até sete integrantes, sendo os principais cargos:
- Presidente: responsável por coordenar as ações do grupo, dando a palavra final nas decisões. Também pode pesquisar preços, entrar em contato com os mais diversos fornecedores e repassar o que foi decidido aos demais alunos. Também fica à frente da organização do baile de formatura.
- Vice-presidente: É o braço direito do presidente e pode substitui-lo quando estiver ausente.
- Tesoureiro (geralmente dois): Essas pessoas ficam encarregadas da parte financeira. Ou seja: pagar pelos fornecedores, cobrar dos alunos as mensalidades ou, caso estejam fazendo eventos para arrecadar verba para isso, cuidam da parte de contas a pagar e receber e controle das finanças. Dívidas, prazos, possíveis multas e valores também são geridos por esses membros.
- Secretário ou escrivão (um ou dois): São os integrantes que registram todas as decisões feitas durante a assembleia em uma ata.
- Promotor de eventos: No caso de haver eventos organizados pela comissão para angariar fundos, são esses membros que ajudarão a divulgar e garantir que haja participantes suficientes. Também são responsáveis por orçar coisas da festa, fazer propostas, dentre outros assuntos.
Embora haja essas nomenclaturas, não há alguém superior ou inferior nessa hierarquia. Todos são iguais em direitos e deveres. O que muda são apenas as atividades desenvolvidas por cada um, que devem ser estabelecidas no estatuto.
A escolha dos membros da comissão de formatura:
Decidir bem quem serão os integrantes da comissão de formatura é algo árduo. E é necessário ser imparcial nesse momento, não colocando apenas “amigos”, mas, sim, aqueles que tenham espírito de liderança e pró-atividade.
Como o presidente irá assinar mais documentos, por exemplo, é interessante que ele esteja sempre disponível e de fácil acesso. E também é preciso se certificar de que todos os membros participem de todas as reuniões – ou o máximo possível.
Como criar legalmente essa comissão:
Para que a comissão de formatura tenha situação regularizada juntamente à Receita Federal, é preciso elaborar um estatuto de sua criação e registrá-lo no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Embora não seja um passo necessário, pode ser uma proteção extra, já que lida com uma boa quantidade de dinheiro.
Esse estatuto deverá conter tudo especificando as atividades do grupo, mostrando que essa associação Irá arrecadar fundos, realizar determinados eventos, além de ser responsável por certas tarefas para que haja recursos suficientes para a cerimônia. Isso dá mais transparência ao processo.
Fluxo de caixa é outra formalidade necessária, que deverá ser publicada todos os meses pela comissão de formatura, informando todos os valores arrecadados e gastos com a colação de grau. É importante também inserir o status em que se encontra cada etapa.
Como arrecadar mais dinheiro para a formatura:
Existem várias formas de angariar fundos. As mais comuns são:
- Festas;
- Viagens;
- Bazar;
- Rifa;
- Venda de produtos, como brigadeiro.
E, para que esse dinheiro renda mais, o ideal é investi-lo em algo que tenha liquidez diária. Atualmente, a caderneta de poupança está com rendimento tão baixo que o Tesouro Selic, título público lançado pelo governo, é uma opção melhor.
Títulos privados como CDB de liquidez diária também são uma boa ideia, assim como certos fundos de investimento e outros tipos de renda fixa que tenham prazo de até um ano, já que a maioria começa a organizar a formatura no 2º ou 3º ano de curso.
Depois, é só começar a colocar a mão em obra, pesquisando a fundo os fornecedores e depois fiscalizando o trabalho dessas empresas para garantir que tudo seja entregue no prazo e de acordo com a qualidade acordada.
Entendeu melhor como funciona a comissão de formatura? Se está fazendo parte de uma, aproveita também e sugere oferecer como lembrancinha aos convidados os chinelos personalizados para formaturas. Eles podem ser bem em conta e acabam registrando aquela data tão importante.
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